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Titel
Text copied to clipboard!Empfangskoordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Empfangskoordinator, der für einen reibungslosen Ablauf am Empfangsbereich unseres Unternehmens sorgt. In dieser Rolle sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher, Kunden und Mitarbeiter und repräsentieren unser Unternehmen mit Professionalität und Freundlichkeit. Sie koordinieren Termine, verwalten den Empfangsbereich und unterstützen verschiedene Abteilungen bei administrativen Aufgaben.
Als Empfangskoordinator sind Sie verantwortlich für die Organisation des Empfangs, die Begrüßung von Gästen sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen. Sie sorgen dafür, dass der Empfangsbereich stets ordentlich und einladend ist, und stellen sicher, dass alle Besucher sich willkommen fühlen. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit anderen Abteilungen zusammen, um interne Kommunikations- und Verwaltungsprozesse zu unterstützen.
Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Verwaltung von Konferenzräumen, die Koordination von Kurierdiensten sowie die Bearbeitung eingehender und ausgehender Post. Sie sind verantwortlich für die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien im Empfangsbereich und unterstützen bei der Organisation von Meetings und Veranstaltungen.
Ein erfolgreicher Empfangskoordinator zeichnet sich durch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und ein freundliches Auftreten aus. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben, gerne organisieren und ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Teams sein möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Verwaltung des Empfangsbereichs und Sicherstellung eines professionellen Erscheinungsbildes
- Koordination von Terminen und Konferenzräumen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Organisation von Kurierdiensten und Lieferungen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben für verschiedene Abteilungen
- Einhaltung und Überwachung von Sicherheitsrichtlinien am Empfang
- Pflege von Besucherlisten und Zutrittskontrollen
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren Position
- Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Empfangsbereich gesammelt?
- Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Welche Software-Anwendungen beherrschen Sie sicher?
- Wie würden Sie einen unzufriedenen Besucher behandeln?
- Wie stellen Sie sicher, dass der Empfangsbereich stets professionell wirkt?
- Welche Sprachen sprechen Sie fließend?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Was motiviert Sie in der Arbeit mit Menschen?
- Wie flexibel sind Sie hinsichtlich Arbeitszeiten?
